Durchführung einer virtuellen GV

Die Covid-19-Verordnung 3¹ sieht in Art. 27 Abs. 1 vor, dass Versammlungen in schriftlicher wie auch in elektronischer Form durchgeführt werden können. Diese Möglichkeit gilt von Gesetzes wegen bis zum 31. Dezember 2021, das heisst, dass dafür keine spezielle statutarische Grundlage erforderlich ist. Somit können alle Genossenschaften eine solche virtuelle Generalversammlung durchführen.² Nach Ablauf der Covid-19-Verordnung 3 Ende Jahr werden virtuelle Generalversammlungen in Genossenschaften unzulässig sein beziehungsweise kommen sie erst wieder nach Inkrafttreten des revidierten Obligationenrechts im Jahr 2022 in Frage. Voraussetzung für die Durchführung wird dann aber sein, dass die Statuten der Genossenschaft die Möglichkeit der elektronischen Durchführung vorsehen.³

Übertragungsmittel
Die virtuelle Generalversammlung wird (fast) ausschliesslich über das Internet durchgeführt und kann von den Genossenschafterinnen und Genossenschaftern mittels Bild- und Tonübertragung in Echtzeit mitverfolgt werden. Mittlerweile haben sich bereits mehrere Anbieter solcher Online-Tools etabliert. Diese dürften aber aus Kostengründen für kleine oder mittlere Genossenschaften nicht in Frage kommen. Als Alternativen bieten sich Zoom beziehungsweise MS Teams an, wobei bei beiden Tools die Maximalzahl der gleichzeitig auf dem Bildschirm visualisierbaren Teilnehmer zurzeit beschränkt ist.

Recht auf Teilnahme
Vorweg ist anzumerken, dass das Recht auf Teilnahme besagt, dass jedes Genossenschaftsmitglied zwingend das Recht hat, an der Generalversammlung teilzunehmen. Falls zahlreiche Personen zum Beispiel aus technischen oder persönlichen Gründen nicht teilnehmen können, sollte auf eine elektronische Generalversammlung verzichtet werden und eine schriftliche durchgeführt werden. Wenn ein namhafter Teil der Mitglieder nicht an der elektronischen Generalversammlung teilnehmen kann, kann deren Gültigkeit in Frage gestellt werden. Verhinderungen wegen technischer Unzulänglichkeiten müssen Einzelfälle sein.
Im Rahmen der virtuellen Generalversammlung sind sämtliche Vorschriften zu beachten, die auch im Zusammenhang mit der Durchführung einer herkömmlichen Generalversammlung zur Anwendung gelangen, wie die Einberufung oder das Erstellen eines Protokolls. In einigen Bereichen bedingt aber die Technologie eine spezielle oder ergänzende Regelung.
Im Rahmen der Revision des Obligationenrechts (nachfolgend: E-OR), die voraussichtlich im Jahr 2022 in Kraft treten soll, wird die virtuelle Generalversammlung im Aktien- und Genossenschaftsrecht eingeführt. Die im Entwurf zum neuen Art. 701e Abs. 2 E-OR festgehaltenen Grundsätze können analog auf die virtuelle Generalversammlung einer Genossenschaft angewendet werden.⁴ Der vorgenannte Artikel nennt vier Anforderungen, die bei der Verwendung elektronischer Mittel sowohl mit Blick auf die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte als auch in Bezug auf die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung erfüllt sein müssen:

• Die Identität der Teilnehmer muss feststehen.
• Die Voten in der Generalversammlung müssen unmittelbar übertragen werden.
• Jeder Teilnehmer muss Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können.
• Das Abstimmungsergebnis darf nicht verfälscht werden.

Einberufung
Da die Durchführung der Versammlung selber elektronisch erfolgt, gilt dies auch für die Einberufung, die auch per E-Mail erfolgen kann, sofern alle Genossenschafter dadurch erreicht werden können. Ansonsten muss die Einberufung in der statutarisch vorgesehenen Form erfolgen. Falls eine namhafte Anzahl von Mitgliedern nicht über eine E-Mail-Adresse verfügt, sollte von der Durchführung einer virtuellen Generalversammlung abgesehen werden. Die zur Durchführung einer virtuellen Generalversammlung notwendigen Unterlagen sind im Wesentlichen die gleichen wie bei einer schriftlichen.

Restversammlung
Trotz virtueller Durchführung der Versammlung findet eine physische «Restversammlung» weiterhin statt. An der Restversammlung anwesend sind die/der Vorsitzende, ein Protokollführer sowie Stimmenzähler. ⁵

Identifikation
Das Recht auf Teilnahme bedingt die zweifelsfreie Identifikation der Teilnehmer. Für die virtuelle Generalversammlung genügt es, wenn dem Genossenschaftsmitglied die Zugangsdaten (bei Zoom und Teams der Link) zugesandt werden. Bei kleinen und mittleren Genossenschaften, wo die Zahl der Mitglieder überschaubar, die Fluktuation gering ist und die Mitglieder Wohnsitz in der Genossenschaft haben, dürfte angesichts der Bekanntheit von Mitgliedern ein zwei- bis dreistufiges Identifikationsverfahren genügen. Dieses besteht in der Aufnahme der Mitglieder in eine E-Mail-Liste, dem Versand des Links an die Mitglieder und einer Bildidentifikation. Die Bildübertragung ist nicht zwingend, ist aber der Identifikation dienlich.
Bei grösseren Genossenschaften, in denen aufgrund der Vielzahl von Mitgliedern eine gewisse Anonymität herrscht, dürfte eine zusätzliche Identifikation angezeigt sein, beispielsweise durch Nennung des Namens und der Adresse beim Rückversand der Abstimmungsunterlagen. Die Verwendung einer elektronischen Signatur scheidet aus Kostengründen zurzeit aus. Ein Versand der Unter­lagen mittels verschlüsselter E-Mail ist möglich, aber nicht zwingend.

Diskussion /Debatte
Wegen des sogenannten Unmittelbarkeitsprinzips muss gewährleistet sein, dass die Genossenschafter und der Vorstand im gegenseitigen Informationsaustausch Voten abgeben, Anträge stellen und miteinander Beschlüsse fassen können. Wie bei der physischen Generalversammlung wird der Vorsitzende die Generalversammlung leiten und damit auch das Rederecht der Mitglieder zeitlich beschränken oder im Extremfall sogar das Wort entziehen. Idealerweise sollten ein paar elementare Regeln vor der Versammlung aufgestellt und in der Form einer Anleitung den Genossenschaftern mit der Einladung zugestellt werden.

Abstimmung
Der Vorstand hat beim Abstimmungsverfahren im technisch zumutbaren und vernünftigerweise zu erwartenden Rahmen zu handeln. Nach Schluss der Diskussion haben die Mitglieder die Möglichkeit zur Stimmabgabe. Die Abstimmung selber kann während der Versammlung (zum Beispiel über Zoom) stattfinden. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich aber, dass sie per E-Mail erfolgt und das Abstimmungsergebnis danach ermittelt wird. Nach Eingang werden die E-Mails ausgewertet, die Absenderangaben mit dem Mitgliederverzeichnis abgeglichen und die Stimmen ausgezählt.
Bei einer rein elektronischen Beschlussfassung wird zurzeit aufgrund der unsicheren Rechtslage und der technischen Anforderungen hinsichtlich Identifikation, Abstimmungsresultate usw. davon abgeraten, ohne zusätzliche Vorkehrungen eine öffentliche Urkunde zu erstellen, wo dies notwendig ist (zum Beispiel bei einer Fusion beziehungsweise Abspaltung oder bei der Einführung der Nachschusspflicht für Genossenschafter).

Abbruch/technische Störung
Treten während der Generalversammlung technische Probleme auf, so dass sie nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, muss sie wiederholt werden. Beschlüsse, welche die Generalversammlung vor dem Auftreten der technischen Probleme gefällt hat, bleiben gültig.

Fazit
Die Bestimmungen der Covid-19-Verordnung 3 räumen den Genossenschaften im Hinblick auf die Durchführung einer Generalversammlung einen grossen Entscheidungsspielraum ein. So besteht neben der Durchführung einer schriftlichen Generalversammlung auch die Möglichkeit einer virtuellen. Bei kleinen Genossenschaften dürfte der Organisationsaufwand bei beiden Versammlungsformen etwa gleich hoch sein. Ob die virtuelle Generalversammlung zweckmässig ist, muss im Einzelfall der Vorstand einer Genossenschaft für sich entscheiden.