«Die Website ist das wichtigste Instrument, um die Effizienz zu steigern»

Wohnen: Frau Heiniger, Sie sind 2018 sozu­sagen als Quereinsteigerin Präsidentin einer Baugenossenschaft geworden.

Ursula Heiniger: Ich wusste natürlich aus der betriebswirtschaftlichen Lehre, was eine Genossenschaft ist, und hatte auch Bekannte, die in Genossenschaftswohnungen lebten. Aber sonst besitze ich tatsächlich keinen genossenschaftlichen Hintergrund. Zum Kontakt mit der Baugenossenschaft Freiland kam es über die Freundschaft mit der Familie des früheren Präsidenten. Er fand, man könnte mein Know-how als Unternehmensberaterin bei der Genossenschaft brauchen. Ich war dann zunächst als Beisitzerin dabei, bis man mich vor zwei Jahren gefragt hat, ob ich mich für das Präsidium zur Verfügung stellen würde.

Sie stehen mitten im Berufsleben. Scheuten Sie den Aufwand nicht?

Ich musste mir das sehr gut überlegen. Ich habe eine eigene Firma, bin im Verwaltungsrat anderer Firmen und steckte damals mitten im Aufbau eines internationalen Start-ups. Hinzu kommen familiäre Pflichten. Doch das Thema «Genossenschaft» interessierte mich. Ich wusste aber: Ich kann dafür kein Zwanzig-Prozent-Pensum stemmen. Wenn ich das übernehme, muss ich die bestehende Organisation klar strukturieren und agiler machen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung definieren und digitale Hilfsmittel einführen. Stellen Sie sich vor: Als ich angefangen habe, gab es nicht einmal eine eigene Website!

Als Unternehmensberaterin betreuen Sie kommerzielle Mandate. Baugenossen­schaften dagegen sind Non-Profit-Unternehmen, die Menschen stehen im Vordergrund. Wie gehen Sie damit um?

Ich sehe keinen Riesenunterschied. Auch Non-Profit-Unternehmen – oder besser Not-for-Profit-Unternehmen – sollen Gewinne erzielen dürfen. Diese werden allerdings nicht ausgeschüttet, und das Streben nach Gewinn steht nicht im Vordergrund. Die erwirtschafteten Gelder dienen vielmehr primär der Finanzierung von Projekten. Deshalb ist unternehmerisches Denken und Handeln in beiden Unternehmensformen erforderlich, um das Kapital sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen.

Die Mitglieder als höchste Instanz einer ­Genossenschaft können Ihnen allerdings einen Strich durch die Rechnung machen. Bei manchen kleineren Baugenossen­schaften halten sie lieber die Mieten möglichst tief, statt Reserven zu bilden.

Genau deshalb ist die Rolle der Kommunika­tion so wichtig. Wie bezieht die Genossenschaft die Mitglieder ein, wie geht man gemeinsam an Zukunftsfragen heran? Hier gilt es aufzuzeigen, welchen Zusatznutzen die Genossenschafter haben, wenn man Investitionen tätigt. Unser Leitbild hält klar fest, dass das Wohlbefinden der Bewohnerinnen und Bewohner im Vordergrund steht und sie bei uns mit geringem Kapitaleinsatz und attraktiven Mietzinsen leben dürfen. Wir bieten Wohnungen unter ortsüblichen Mieten an.

Nun sind wir neugierig, wie denn die Strukturen bei der Baugenossenschaft Freiland aussehen. Wie haben Sie die verschiedenen Bereiche wie Verwaltung oder Bau organisiert? Wo holen Sie fehlendes Know-how?

Tatsächlich haben wir das Glück, dass wir im Vorstand alle Bereiche abdecken können. Unser Finanzverantwortlicher ist als ehemaliger Finanzverwalter und Gemeindepräsident der CFO der Genossenschaft und führt die gesamte Administration und Buchhaltung. Ich selbst mit meiner langjährigen Erfahrung in Betriebswirtschaft und Informatik bringe das Unternehmerische ein. Unser Vizepräsident besitzt das Know-how, um den ganzen Baubereich mit seinen Architektur­aufträgen und Bauleitungen abzuwickeln. Die Sekretärin erledigt Protokolle und Korrespondenzen, und der Beisitzer stellt den wichtigen Kontakt zu den Hauswarten sicher. Wir funktionieren als Team aussergewöhnlich gut.

Andere kleinere Baugenossenschaften tun sich da schwerer. Gerade angesichts der rigiden rechtlichen Vorschriften im Vermietungswesen oder in der Buchhaltung stellt sich immer wieder die Frage, ob ein nebenamtlicher Vorstand die Aufgaben überhaupt bewältigen kann.

Die Antwort lautet für mich ganz klar: ja. Aber: Das Leitungsorgan muss dafür die Voraussetzungen schaffen. Die Profile der einzelnen Vorstandsmitglieder müssen definiert werden, Kompetenzen und Verantwortungen festgelegt und Prozesse standardisiert werden. Gerade letzteres ist das A und O, um ein Unternehmen zu führen.

Wichtig ist offenbar auch, Vorstandsmitglieder mit entsprechendem Vorwissen zu finden. Nun klagen manche Baugenossenschaften über fehlenden Nachwuchs.

Ich habe den Eindruck, dass sich gerade ältere Baugenossenschaften mit Veränderungen schwertun. Die Zeiten des patriarchalischen Führungsstils sind jedoch vorbei. Ich kann mir gut vorstellen, dass vielerorts noch kleine Könige herrschen, die nichts abgeben wollen. Dann ist es auch kein Wunder, wenn sie an den Aufgaben ersticken. Aufstrebende junge Leute, die mitten im Berufsleben stehen und Familie haben, werden sich hüten, in einen solchen Vorstand einzusteigen. Wenn sie ihre Freizeit opfern, wollen sie auch etwas verändern.

Was muss passieren?

Genossenschaften müssen dafür sorgen, dass sie für den Nachwuchs attraktiv sind. Dafür braucht es Offenheit für Neues – und die Erkenntnis, dass niemand unersetzlich ist. Zu den Rahmenbedingungen, die jüngere Leute erwarten, zählen dabei sicher auch die Digitalisierung und die dadurch mögliche Prozessoptimierung. Der Nachwuchs im Vorstand bietet dabei gerade die Chance, in diesem Bereich Wissen zu gewinnen. Wichtig ist selbstverständlich auch eine ordentliche und transparente Entschädigung. Know-how gibt es nicht umsonst!

Ein heikles Thema ist die Vermietung – hier sollen faire Chancen für alle bestehen. Wie gehen Sie vor?

Wir schreiben frei werdende Wohnungen auf unserer Website und den Social-Media-Kanälen sowie auf den einschlägigen Portalen aus. Auch in den Häusern gibt es einen Aushang. Interessierte melden wir dem jeweiligen Hauswart, der die Besichtigung organisiert. Die eigentliche Bewerbung erfolgt über ein standardisiertes Formular, das auf der Website heruntergeladen, ausgefüllt und per E-Mail verschickt werden kann. Nach der üblichen Prüfung entscheiden der Kassier und ich gemeinsam, wer die Wohnung erhält. Wichtig dabei: Der Hauswart gibt eine Empfehlung ab, ob die Person zur übrigen Bewohnerschaft passen könnte. Dabei halten wir uns an die Richtlinie, dass die Auswahl­kriterien nicht durch religiöse, politische oder weltanschauliche Ausrichtungen eingeschränkt werden dürfen und alle Bevölkerungskreise Zugang zu einer Wohnung haben sollen. Ich bin in meinem Leben viel gereist, auch in arme Länder, und meine, dass jeder ein Recht auf ein Dach über dem Kopf hat.

Das Tagesgeschäft ist das eine, es braucht aber auch eine langfristige Planung. Doch oft fehlt Baugenossenschaften für umfassende Überlegungen die Zeit.

Wenn eine Baugenossenschaft nicht optimal organisiert ist, dann hat sie natürlich keine Chance, aus dem Tagesgeschäft herauszukommen. Auch deshalb mein Votum, als Erstes Organisation und Prozesse zu optimieren. Ein Strategieprozess, das muss man sich bewusst sein, ist das volle Programm, bei dem alle Facts und Figures, alle Stärken und Schwächen auf den Tisch kommen und die gesamte Infrastruktur durchleuchtet werden muss. Erst dann kann man Zielsetzungen formulieren, und auch dies nur mit einer soliden Finanzplanung dahinter. Und darauf folgt natürlich die Frage der Umsetzung. Dabei steht fest: Eine klare Unternehmensstrategie ist auch bei einer Genossenschaft unabdinglich. Man muss wissen, welche Leitgedanken man hat, wo man hin will und was man in welchem Zeithorizont und mit welchen Mitteln realisieren kann.

Können Sie uns einen Schwerpunkt der Strategieplanung bei der Baugenossenschaft Freiland nennen?

Ein wichtiges Anliegen ist uns eine nachhaltige, energieeffiziente Zukunft. Hier wollen und können wir als Baugenossenschaft einen wichtigen Beitrag leisten und dürfen durchaus auch eine Vorbildfunktion einnehmen. Ich habe das Glück, dass mein Vorgänger, Fritz Pfister, auf der gleichen Linie war, der Vorstand diese Strategie seit vielen Jahren mitträgt und in den letzten Jahren schon viel umgesetzt hat. So betreiben wir alle Liegenschaften mit erneuerbarer Energie. Schon vor zwanzig Jahren haben wir Solarkollektoren installiert, und kürzlich konnten wir unsere erste Photovoltaikanlage in Betrieb nehmen. Damit produzieren wir nun selber Strom für den Allgemeinverbrauch, die Wärmepumpen und einen Teil des Wohnungsbedarfs. Auch hier nutzen wir Programm-Tools zur Verwaltung und Auswertung.

Tragen die Mitglieder dieses Engagement mit?

Sogar in hohem Masse. Es steht durchaus im Einklang mit dem Ziel, Zusatznutzen für die Mieterschaft zu schaffen, spart diese dadurch doch Nebenkosten. Profitieren können die Genossenschafter auch von unserem neusten Projekt. Wir richten im Frühsommer eine Wallbox für Elektromobile ein, also sozusagen eine «Stromtankstelle». Damit möchten wir Erfahrungen sammeln. Ja, wir wollen gar prüfen, ob sich die Anschaffung eines Genossenschaftsfahrzeugs lohnt, also eines Elektromobils, das wir im Carsharing-Modell anbieten.

Sie sind Spezialistin für Informatik und haben bei Ihrer Genossenschaft in diesem Bereich Pionierarbeit geleistet. Welche Software braucht eine Baugenossenschaft?

Ein professionelles Tool für die Liegenschaftsverwaltung mit Mieterverwaltung, Kostenrechnung pro Liegenschaft usw. ist unabdinglich, um den Aufwand in Grenzen zu halten. Auch für die bauliche Administration braucht es eine gängige Software ­­– und eine Person im Vorstand, die damit umgehen kann. Für die Zusammenarbeit im Vorstand hat sich «Trello» ausgezeichnet bewährt. Dieses Tool ist unsere gemeinsame Datenbank und liefert jederzeit einen transparenten und aktuellen Überblick über alle laufenden Geschäfte, Termine und Aufgaben. Stichwörter erleichtern die Suche nach Dokumenten oder Geschäftsfällen erheblich.

Ein Anliegen ist Ihnen auch die Kommunikation nach aussen.

Deshalb war es auch so wichtig, rasch eine Website mit professionellem Auftritt zu schaffen. Sie soll der Genossenschaft einerseits ein Gesicht verleihen, andererseits die Abläufe vereinfachen. So beantwortet sie alle wichtigen ersten Fragen, die berühmten FAQs, und stellt eine Reihe von Dokumenten online zur Verfügung. Damit konnten wir den Mieterservice professionalisieren, zum Beispiel bei den Schadensmeldungen. Zudem schreiben wir wie erwähnt freie Wohnungen online aus und bieten die entsprechenden Formulare an. Für mich ist die Website das wichtigste Instrument, um die Effizienz zu steigern. Wir konnten dadurch die Anfragen um rund drei Viertel verringern. Als Nächstes werde ich nun einen News-Bereich aufschalten und beispielsweise über erneuerbare Energie und unsere neue Photovoltaikanlag informieren. Motto: Tue Gutes und sprich darüber!

Der Internetauftritt so mancher Baugenossenschaft ist eher bescheiden. Oft scheint es, man wolle potenzielle Mieterinnen und Mieter eher abschrecken. Für Sie ist die Website dagegen Teil des Managements.

Die Website ist für mich ein wichtiger Teil des «Brandings» und Marketinginstrument. Sie soll die Genossenschaft als verantwortungsbewusste und zukunftsweisende Anbieterin von Wohnraum positionieren, die Zusatznutzen für ihre Genossenschafter und Mieter schafft. Dabei ist klar: Die professionelle Gestaltung und Umsetzung einer Website sagt einiges über ein Unternehmen aus. Marketing braucht es auch dann, wenn ein Produkt derzeit eigentlich keine Werbung benötigt. Der Vermietungsmarkt kann sich sehr rasch ändern. So gehen wir derzeit eher von einem regionalen Überangebot in unserem Segment aus und stellen fest, dass sich manche Wohnungen nicht mehr so rasch vermieten lassen. Deshalb wollen wir für die Zukunft gewappnet sein.

Wie Sie zu Beginn erzählt haben, war es Ihr Ziel, dass der Zeitaufwand für das Genossenschaftspräsidium vernünftig bleibt. Ist dies gelungen?

Tatsächlich haben ich und mein Team die Reorganisation einschliesslich neuer Website in zwei Monaten umgesetzt. Heute brauche ich für das Präsidium noch etwa 16 Stunden pro Monat. Zusätzliche Arbeiten entstehen bei der Vorbereitung der GV, der strategischen Planung und Homepage-Erweiterungen. Das bedeutet aber nicht, dass meine Vorstandskollegen dafür 50 Stunden leisten müssen!

Ihr Fazit nach zwei Jahren Präsidentschaft?

Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, ist ein solches Amt eine Perle! Es bietet eine echte, nicht alltägliche Herausforderung und wunderbare Gestaltungsmöglichkeiten.